Văn phòng công ty là bộ mặt và là biểu tượng cho quy mô công ty, thế nên, quá trình tìm kiếm văn phòng thực sự là thử thách không nhỏ. Với tình hình giá thuê giảm như hiện nay, các doanh nghiệp nên thuê sớm và thuê với diện tích lớn.

1. Về vị trí:

Thuận tiện cho việc kinh doanh, quảng cáo thương hiệu và giao dịch. Vị trí lý tưởng là vị trí sạch sẽ, ánh sáng đầy đủ, đảm bảo có cây xanh bóng mát, cảnh quan đẹp đẽ, đường phố thuận lợi cho giao thông. Ngoài ra, môi trường xung quanh, các dịch vụ ăn uống giải trí …lân cận vị trí thuê cũng không kém phần quan trọng. Địa điểm văn phòng tốt sẽ thuận lợi cho việc tuyển dụng, đa số người lao động muốn có nơi làm việc gần nhà không quá xa trung tâm.

2. Về diện tích thuê

Là diện tích sử dụng thực tế. Diện tích sử dụng không bao gồm diện tích hành lang, nhà vệ sinh, thang máy và cầu thang bộ. Diện tích trung bình 5m2 cho 1 vị trí làm việc, lý tuởng nhất là từ 8-12m2/người. Một số tòa nhà có vị trí và thương hiệu đặc biệt tốt có thể cộng thêm vào diện tích sử dụng từ 10% đến 20% diện tích công cộng thành diện tích cho thuê.

3. Về phí dịch vụ

Phụ thuộc vào “Hạng” của tòa nhà, hạng càng cao thì phí dịch vụ càng cao. Hạng A từ 5,5 đến 6,5usd/m2/tháng; hạng B từ 4 đến 5usd/m2/tháng, văn phòng hạng C từ 2 đến 3usd/m2/tháng hoặc nhỏ hơn.

4. Bảo hiểm tòa nhà

Các toà nhà cho thuê phải được mua bảo hiểm, phí do chủ tòa nhà chịu. Bên thuê vẫn có thể mua bảo hiểm cho văn phòng trong truờng hợp đặc biệt.

5. Hướng nhà

Hầu hết các công ty làm ăn đều quan trọng phong thủy, duy tâm chọn hướng nhà theo tuổi của người đứng pháp lý công ty. Tuy nhiên đối với công ty nước ngoài lại thường không quan tâm.

6. Thuê Công ty nội thất để thiết kế và tham vấn cho nội thất văn phòng

Bạn nên thuê công ty nội thất hoặc tham khảo các kiến trúc sư để thực hiện bước thiết kế nội thất văn phòng . Họ sẽ tính toán chính xác cho diện tích văn phòng và cách bố trí nội thất văn phòng đảm bảo cho mục tiêu sử dụng và làm việc. Các yếu tố liên quan như tường, cột, các vách kính lấy sáng… có thể phù hợp với công ty bạn cũng có thể là không phù hợp, việc có ý kiến chuyên gia nhiều khi sẽ giúp bạn tránh được nhiều những rủi ro nếu có.

7. Thời gian làm việc

Một số chủ tòa nhà có những quy định riêng về thời gian làm việc cho các văn phòng. Do đó, bạn sẽ phải thương lượng kỹ trong hợp đồng, bạn nên dự tính thời gian phát sinh và thương lượng các chi phí ngoài giờ này với chủ tòa nhà.

8. Thương lượng hợp đồng

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong quy trình tìm kiếm, thương lượng hợp đồng thuê, hãy sử dụng dịch vụ của các công ty chuyên về cho thuê và thông qua một luật sư uy tín kiểm tra lại lần cuối cùng trước khi đi đến ký kết.

Thường trong hợp đồng thuê, giá thuê văn phòng sẽ được giữ nguyên trong 2 hoặc 3 năm đầu nếu hợp đồng ký kết 5 năm, thời gian sau giá đó sẽ tăng.

9. Các yếu tố khác

Cũng quan trọng không kém như : Hệ thống điều hòa trung tâm, hệ thống thang máy, hệ thống cửa sổ, máy phát điện